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公開教材發佈 2026-10-22

請款 Excel 對不起來的六個地方

合計看起來沒問題，底下卻有一格變了。這是我最先會看的六個地方，以及每一處我會回問對方的一句話。

寫給在 Excel 裡審估驗請款、估驗計價或工程撥款的人。下面的儲存格、數字與檔名，都出自我們自己寫的練習檔，不是任何真實建案。

大部分的月份，這一期的請款檔，就是上一期的檔案改幾個數字。

通常這樣沒什麼問題。麻煩的是，有一格被改成製表的人自己也沒料到的內容，而光看合計，看不出是哪一格。

我開始把這些格子長什麼樣子記下來。下面每一項，都是我們的工作台在練習檔上會標出來的情況，附上是哪一格、原本存了什麼，以及我會寄回給製表的人的那一句問題。

這些都不能證明有人做錯，只代表我不問一聲，就沒辦法把這個數字追下去。

01合成練習檔

六個要看的地方，以及要問什麼

例子都用不帶幣別的數字。儲存格位置指的是練習檔，方便你想像每一項在表上的哪裡。

  1. 1合計和它加的格子對不上

    練習檔裡的樣子practice-明細.xlsx 的 明細!B4 寫 200，公式是把 B2 和 B3 加起來，但這兩格加起來是 120。
    為什麼容易漏掉檔案存的是 Excel 最後一次算出來的結果。如果存檔時計算模式是手動，存下來的合計可能比它加的那幾格還舊，只看合計看不出來。
    我會怎麼問「practice-明細.xlsx，明細!B4（合計）顯示 200，但 B2 與 B3 加起來是 120，想請你確認哪一個才是目前的數字。」

  2. 2該填數字的地方，打了一個橫線

    練習檔裡的樣子practice-損益表.xlsx 的 損益!E10，是用文字打進去的一個橫線。E11 把 E9 和 E10 相加，所以算不出數字，下面一百格左右、每一格都接著上一格算的，也全都跟著卡住。
    為什麼容易漏掉很多範本會把 0 顯示成橫線，所以打進去的橫線在螢幕上看起來一模一樣。我用 LibreOffice 試過，用「+」寫的公式會出現 #VALUE!，用 SUM 寫的則會跳過這格文字，照樣算出一個數字。用 SUM 的話，合計看起來很正常，只是少算了這一列。
    我會怎麼問「practice-損益表.xlsx，損益!E10（調整）是以文字輸入的橫線，請問這格應該是 0、空白，還是有一個金額？」

  3. 3存著 0 的小計，背後是一個循環

    練習檔裡的樣子practice-成本-1015.xlsx 的 成本!F8，原本是手打的 1，現在改成加總 F5:F7，而 F6 又指回 F8。兩格互相等對方，檔案裡 F8 存的是 0，整張表看起來像是做完了。
    為什麼容易漏掉Excel 遇到循環參照會跳警告，但警告關掉一次，就不會跟著數字走。拿到列印本或 PDF 的人，只會看到一個 0 的小計。
    我會怎麼問「practice-成本-1015.xlsx，成本!F8（小計）現在加總 F5:F7，而 F6 又參照回 F8，存下來的結果是 0，想確認這個修改是不是你的本意。」

  4. 4公式被手打的數字蓋掉

    練習檔裡的樣子practice-成本-0915.xlsx 裡，成本!C9 是 =D9，顯示 8。到了 practice-成本-1015.xlsx，變成直接打進去的 9。
    為什麼容易漏掉金額幾乎沒動，而手打的數字和算出來的數字，在畫面上長得一樣。要拿這一格的內容和上一期的檔案比，才看得出來。
    我會怎麼問「practice-成本-1015.xlsx，成本!C9（材料）在 0915 版是公式（=D9），現在是手打的 9，想請你確認 9 是從哪裡來的。」

  5. 5合計沒動，公式動了

    練習檔裡的樣子成本!C11 在兩個版本都顯示 30。0915 版是 =B10+B11，1015 版變成 =B10+B11+B9，而 B9 是空的。
    為什麼容易漏掉畫面上沒有任何數字變動，所以沒有理由去看。等到下個月有人在 B9 填了數字，合計就會跟著變，到時候很難說清楚為什麼。
    我會怎麼問「practice-成本-1015.xlsx，成本!C11（模板）的公式現在多加了 B9，而 B9 是空白，請問 B9 應該填什麼？」

  6. 6本期請款和累計的增加對不上

    練習檔裡的樣子屋頂和外牆兩列防水工程合起來，前期累計是 100,000，本期累計是 142,000，增加了 42,000。但 practice-估驗-10.xlsx 請款單上的本期請款是 45,000，所以這 3,000 是一筆未閉合差額，要等對方說明。
    為什麼容易漏掉每一欄自己看都可能是一致的。只有把兩欄相減，再拿結果和請款金額比，差額才會出現。只順著其中一欄往下看，是看不出來的。
    我會怎麼問「practice-估驗-10.xlsx，請款單!C3（防水工程（屋頂＋外牆））：累計從 100,000 變成 142,000，增加 42,000，但本期請款是 45,000，想請你說明另外 3,000 的依據。」

02提問

我怎麼寫這句問題

每一句都寫明檔名、工作表、儲存格和那一列的項目名稱；有兩個版本時，也附上原本和現在的值。製表的人可以直接找到那一格，不用猜我在說哪裡。

我請對方確認，而不是告訴對方哪裡錯了。有些情況背後是有理由的，手打的數字可能是議價後的金額，公式改了也可能是範本修正過。在對方回覆之前，我不知道是哪一種，所以差額就先留著，等對方說明。

03順序

檔案很多時，我從哪裡開始

檔案一多，我會先把每一份和它的上一版比對，再去看合計。第 4、5 項只有這樣才看得到，比對的結果也會告訴我這個月動了哪些格子。

接著我會找數字欄裡的文字和循環，因為那裡只要有一格出事，整欄都可能跟著卡住。第 6 項放在最後，一列一列看，等我信得過它相減的那幾格再說。

04如果你用 AI 助理

請它指出儲存格，而不是給你結論

如果你把這些檔案交給 AI 助理，請它指出是哪幾格、看不出來時直接說看不出來，而不是請它判斷這份請款對不對。上面六項有好幾項，要看檔案存下來的值和上一期的版本才看得出來，只讀畫面上數字的助理可能會漏掉。

這個網站上的另一篇教材，整理了程式讀試算表時具體會讀錯的地方，也附上幾句可以在交檔案前先給助理的話。

05邊界

這份清單無法告訴你什麼

這份清單不能告訴你工作做了沒有、金額該不該付，或有沒有人做錯。它只指出在數字能被追下去之前，需要有人回答的格子。最後仍由人決定。

保留款、已進場材料和變更追加減，都可能解釋本期請款和累計增加之間的差額。這一頁沒有處理它們，我們的工作台目前也還沒有。跨工作表的公式、用到 IF 或 VLOOKUP 的公式，也不在工作台自動檢查的範圍內。

六項並不完整，只是我們目前這一版在練習檔上會檢查的項目。真實檔案的試用才剛開始。

06來源與示例

每一部分從哪裡來

兩項來自我們自己的測試觀察，一項是推論，其餘是練習檔。寫這一頁時沒有打開任何真實建案的檔案。

一份請款的合計看起來沒問題，但你還是想查的時候，第一個會打開哪一格？

我想知道你會看、但這份清單裡沒有的地方。寫信告訴我就好，不用寄真實建案的檔案。

max@pactbeam.com

英文版完整保留同樣的六項、問題與來源。 EN

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